Organiser une conférence : pourquoi, avec qui, quand, où, comment... ?
POURQUOI ?
Diffuser de façon « officielle » un message à un maximum de médias écrits, parlés, télévisés… On invite tout le monde.
Le plus important : le contenu. Sans contenu, celui qui diffuse l’info perd sa crédibilité.
Contenu : cela peut aller des détails d’une fête locale ou régionale à l’investissement de plusieurs milliards de francs. La diffusion de l’information et la forme sont adaptées.
L'INVITATION
Invitation : Elle s’adresse aux rédacteurs en chef ou responsables de bureaux régionaux, lesquels ont la responsabilité du contenu du journal, donc d’envoyer ou non quelqu’un, de choisir le ou la journaliste qui couvrira la CP.
On peut la doubler en l’envoyant à l’un ou l’autre journaliste avec qui on entretient des relations privilégiées.
On l’adresse aussi aux journalistes indépendants.
On ne l’adresse pas aux… délégués publicitaires. Chacun son métier !
Délai : de quelques jours, voire quelques semaines, à quelques heures. Tout dépend de l’urgence.
Convocation : On invite à une conférence de presse, on ne « convoque » pas. Les journalistes ne sont pas des élus, il n’y a pas « d’obligation » d’être présent.
Absence journaliste : On laisse aux journalistes qui ne souhaitent ou ne peuvent pas assister, la possibilité de recevoir la farde de presse. Mais on n’envoie pas la farde de presse avant la conférence de presse. Tout comme on ne joint pas la farde presse à l’invitation.
QUAND ?
Le meilleur moment : milieu ou fin de matinée.
Les journalistes ont terminé leurs tâches administratives matinales, ils sont disponibles. S’ils doivent se déplacer, ils ont le temps de le faire.
Cela leur laisse le temps l’après-midi d’écrire leur texte, le soir de se préoccuper des tâches de finalisation du journal ou de leur émission de radio/TV.
Petit déjeuner de presse ? Oui, si pas moyen de faire autrement. Plutôt valable pour une conférence de presse plus locale, où les journalistes sont sur place, ne doivent pas faire de longs déplacements.
Exemples :
+ à 8h30 ou 9h à Arlon pour une info locale : OK.
+ à 8h30 ou 9h à Libramont pour une info régionale : non.
Fin de journée : à déconseiller vivement ! Les journalistes bouclent leur journal, préparent leurs émissions etc.
Le week-end ? De préférence pas! Le week-end est réservé à la couverture des événements sportifs et autres animations ainsi… qu’au repos
Philosophie : si l’objectif est d’informer la presse, donc le public, l’organisateur doit mettre toutes les chances de son côté pour avoir un maximum de monde.
REPAS DE PRESSE ?
Pourquoi pas. Ca permet à tout le monde de gagner du temps.
Dans le cas d’une CP fin de matinée, y a-t-il obligation d’offrir un repas aux journalistes ? Non évidemment ! Mais dans cette matière, c’est une question de règles de vie en société :
- Si invitation à midi ou si on sait que CP se terminera p. e. à 12h30, il est normal d’offrir aux gens de quoi se sustenter : un sandwich peut évidemment faire l’affaire. Plus si affinités.
- Pas de repas qui s’éternisent. Aujourd’hui bien plus qu’hier, les journalistes sont soumis à des obligations de productivité. A fortiori s’ils sont indépendants.
- Le repas permet aussi d’entretenir les relations, de casser la glace. Il permet également aux journalistes d’approfondir le sujet avec l’un ou l’autre intervenant.
-
OÙ ?
- Au siège de la société ou de l’association, du pouvoir public. Ou là où se passe un événement.
- Dans une taverne ou un resto (mais alors dans une salle ou un endroit où l’on pourra travailler).
UNE CP N’EST PAS :
- une assemblée générale
- une grand-messe
- une réunion de travail publique
Ce qui n’empêche pas d’inviter les journalistes à ce type d’événement mais alors ce n’est pas une conférence de presse. L’invitation doit être claire.
DOSSIER DE PRESSE
Il contient :
- Le texte des intervenants ou un résumé
- Un communiqué de presse
- Si possible un CD-rom avec le contenu des textes, voire des graphiques ou des images de synthèse le cas échéant.
- Une note informative (histoire, objectifs…) sur l’association, la société organisatrice.
- Les coordonnées complètes de l’organisation
- Le tout peut éventuellement être envoyé par mail aux journalistes qui le souhaitent (facilité de travail)
- …
Distribué : au début de la CP, pas à la fin
Envoyé aux absents : après la CP
COMPTE RENDU ?
Le journaliste n’est pas un faire-valoir, assister à une CP n’implique aucune obligation, pour lui, de transmettre le message.
Il peut, il doit, recouper les informations reçues
Il peut les traiter complètement ou partiellement.
La CP permet aux informateurs de faire passer un message clair et complet sur un sujet de leur choix à un maximum de personnes, ceci par l’intermédiaire des journalistes professionnels.
Assister à la CP est un travail pour un journaliste.
Le mettre dans de bonnes conditions (dossier, intervenants compétents, possibilité de poser des questions…), c’est lui faciliter la tâche.
Et c’est une garantie pour l’organisateur de voir son message bien reçu, donc bien diffusé.